እባክዎ በእያንዳንዱ ጥቅል ውስጥ ያሉት ይዘቶች ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ የታሰሩ መሆናቸውን ያረጋግጡ። እያንዳንዱ ጥቅል በበቂ ሁኔታ የታሸገ መሆኑን ያረጋግጡ። ጥቅሉ ከመጠን በላይ መጨናነቅ የለበትም።
ጥቅሉ ከተጣሰ ወይም ከተሳሳተ የእውቂያ መረጃ መቅረብ አለበት።
1 ። የአካባቢ መላኪያ ቅጹን ፎቶ ኮፒ ያድርጉ።
2 ። ሁለቱን ቅጾች ቆርጠህ ለእያንዳንዱ ጥቅል አንድ ግማሽ ሉህ ተጠቀም።
3 ። የሚከተለውን መረጃ በማስገባት ለእያንዳንዱ ጥቅል አንድ የአካባቢ መላኪያ ቅጽ ይሙሉ፦
• የአካባቢ ስም ሳጥን ውስጥ የአካባቢው ስም።
• በFIPS ኮድ ሳጥን ውስጥ ያለው የአካባቢው 3አሃዝ FIPS ኮድ።
• እቃው በፖስታ መላኪያ ቀን ሳጥን ውስጥ የተላከበት ቀን።
• በማጓጓዣ ቁጥር ሳጥን ውስጥ ያለው የማጓጓዣ ቁጥር።
ማሳሰቢያ፡ የማጓጓዣ ቁጥሮች ከ"1 " ጀምሮ እስከ ላይ በቅደም ተከተል መመደብ አለባቸው፤ በእያንዳንዱ የግብር ዓመት መጀመሪያ ላይ የማጓጓዣ ቁጥር "1" በሚለው ይጀምሩ።
• በእውቂያ ስም ሳጥን ውስጥ ለጭነቱ ኃላፊነት ያለበት ሰው ስም።
• በእውቂያ ስልክ ቁጥር ሳጥን ውስጥ የእውቂያ ሰው የስልክ ቁጥር (የአካባቢ ኮድን ጨምሮ)።
4 ። አንድ የተሞላ የአካባቢ መላኪያ ቅጽ ከመታሸጉ በፊት በእያንዳንዱ ጥቅል ውስጥ ያስቀምጡ።
5 ። የተያያዘውን የመላኪያ ቁጥር በእያንዳንዱ ጥቅል ውጫዊ ክፍል ላይ ይፃፉ።
ለምሳሌ፦
የመጀመሪያዎቹ ሁለት ፓኬጆችዎ በተመሳሳይ ቀን ወደ ቨርጂኒያ ታክስ ይላካሉ፣
• ፓኬጆቹ እንደ መላኪያ ቁጥር1 እና መላኪያ ቁጥር2 መቆጠር አለባቸው።
• የእያንዳንዱ ጥቅል ውጫዊ ክፍል እንደ መላኪያ ቁጥር1 እና መላኪያ ቁጥር2 መሰየም አለበት።
• የተሟላ የአካባቢ መላኪያ ቅጽ የማጓጓዣ ቁጥር1 የማጓጓዣ ቁጥር1 ተብሎ በተሰየመው ፓኬጅ ውስጥ መቀመጥ አለበት፣ እና የተሟላ የአካባቢ መላኪያ ቅጽ የማጓጓዣ ቁጥር2 በማጓጓዣ ቁጥር2 በተሰየመው ፓኬጅ ውስጥ መቀመጥ አለበት።
የሚቀጥሉት ሁለት ጥቅሎችዎ በሚቀጥለው ቀን ወደ ቨርጂኒያ ታክስ ይላካሉ፣
• የማጓጓዣ ቁጥሮች እንደ ጭነት # 3 እና ጭነት # 4 በቅደም ተከተል መመደብ አለባቸው።
• የእያንዲንደ እሽግ ውጫዊ ክፍል እንደ ጭነት ቁጥር #3 እና ጭነት #4 መሰየም አለበት።
• የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #3 እንደ ማጓጓዣ #3 በተሰየመው ፓኬጅ ውስጥ መቀመጥ አለበት እና የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #4 ጭነት #4 ተብሎ በተሰየመው ጥቅል ውስጥ መቀመጥ አለበት።