እባክዎ በእያንዳንዱ ጥቅል ውስጥ ያሉት ይዘቶች ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ የታሰሩ መሆናቸውን ያረጋግጡ። እያንዳንዱ ጥቅል በበቂ ሁኔታ የታሸገ መሆኑን ያረጋግጡ። ጥቅሉ ከመጠን በላይ መጨናነቅ የለበትም።
ጥቅሉ ከተጣሰ ወይም ከተሳሳተ የእውቂያ መረጃ መቅረብ አለበት።
1 የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽን ፎቶ ኮፒ ያድርጉ።
2 ሁለቱን ቅጾች ይቁረጡ እና ለእያንዳንዱ ጥቅል አንድ ግማሽ ንጣፍ ይጠቀሙ.
3 የሚከተለውን መረጃ በማስገባት ለእያንዳንዱ ጥቅል አንድ የአከባቢ ማጓጓዣ ቅጽ ይሙሉ፡-
• የአካባቢ ስም በአከባቢው ስም ሳጥን ውስጥ።
• በ FIPS ኮድ ሳጥን ውስጥ ያለው የአካባቢ 3-አሃዝ FIPS ኮድ።
• እቃው በፖስታ የሚላክበት ቀን ሳጥን ውስጥ የተላከበት ቀን።
• በመላክ ቁጥር ሳጥን ውስጥ ያለው የመርከብ ቁጥር።
ማሳሰቢያ፡ የማጓጓዣ ቁጥሮች ከ« 1 » ወደ ላይ በቅደም ተከተል መመደብ አለባቸው። በእያንዳንዱ የግብር ዓመት መጀመሪያ ላይ በማጓጓዣ ቁጥር "1" ይጀምሩ።
• በአድራሻ ስም ሳጥን ውስጥ ለመላክ ኃላፊነት ያለው በአካባቢው ያለ ሰው ስም።
• በእውቂያ ስልክ ቁጥር ሳጥን ውስጥ ያለው የእውቂያ ሰው ስልክ ቁጥር (የአካባቢ ኮድን ጨምሮ)።
4 በእያንዳንዱ ጥቅል ውስጥ አንድ የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ ከመታተሙ በፊት ያስቀምጡ።
5 ከእያንዳንዱ ጥቅል ውጭ ያለውን ተያያዥነት ያለው የመርከብ ቁጥር ይፃፉ።
ምሳሌ፡-
የመጀመሪያዎቹ ሁለት ጥቅሎችዎ ወደ ቨርጂኒያ ታክስ በአንድ ቀን ይላካሉ፣
• ጥቅሎቹ እንደ ጭነት ቁጥር #1 እና ጭነት #2 መቆጠር አለባቸው።
• ከእያንዳንዱ ጥቅል ውጭ እንደ መላኪያ #1 እና ጭነት #2 ተብሎ መሰየም አለበት።
• የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #1 ማጓጓዣ #1 ተብሎ በተሰየመው ፓኬጅ ውስጥ መቀመጥ አለበት እና የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #2 ጭነት #2 ተብሎ በተሰየመው ጥቅል ውስጥ መቀመጥ አለበት።
የሚቀጥሉት ሁለት ጥቅሎችዎ በሚቀጥለው ቀን ወደ ቨርጂኒያ ታክስ ይላካሉ፣
• የማጓጓዣ ቁጥሮች እንደ ጭነት # 3 እና ጭነት # 4 በቅደም ተከተል መመደብ አለባቸው።
• የእያንዲንደ እሽግ ውጫዊ ክፍል እንደ ጭነት ቁጥር #3 እና ጭነት #4 መሰየም አለበት።
• የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #3 እንደ ማጓጓዣ #3 በተሰየመው ፓኬጅ ውስጥ መቀመጥ አለበት እና የተጠናቀቀ የአካባቢ ማጓጓዣ ቅጽ #4 ጭነት #4 ተብሎ በተሰየመው ጥቅል ውስጥ መቀመጥ አለበት።